​お客様の声

​碧南市民病院
2021/6/29掲載
やっぱりこの柔軟性っていう面ではすごい今助かっています。

今回は、碧南市民病院 市民病院経営管理部管理課 総務係長 藤浦 威明 氏にお話を伺いました。

勤怠システムを導入される背景やきっかけ
今までは時間外の申請とか全部紙でやっていました。ドクター以外の職員に関しては実際に病院に来た時間、出た時間というのは、タイムカードも何もなくて、全く管理できていないような状況でした。それで労務管理しっかりしていかないとダメだねということで導入することになりました。働き方改革の客観的方法による ”労働時間の把握義務化”もきっかけの一つです。  

他社のシステムはどのようなものを検討されましたか?

公募したときに応募してくれたのが、A社さんとB社さんが最初声をかけてくださいました。B社さんはタイムスケジュール的に厳しいなということで辞退されて、実際にあの時はアイシーソフトさんとA社さんの2社でした。結果それぞれ評価員の方に評価してもらった時に、どちらかというとアイシーソフトさんのシステムの方がいろいろ融通利きそうだねってところが一番決め手でしたね。

A社さんのシステムはだいぶ販売実績があって、パッケージ前提のシステムでした。なので、個別のカスタマイズっていうのが難しいですと言われていました。一般の事務の職場みたいに出勤して退勤してっていう1つのパターンだけであれば、それもいいのかなとは思うんですけど、病院という特性上、そうじゃない、色々なシフトのパターンがあって対応してかないといけないので、やっぱり無理じゃない?って話になりました。やっぱりこの柔軟性っていう面ではすごい今助かっています。

最初から顔認証に絞って検討されていたのですか?

打刻方法自体は絞ってなかったです。出入りの時間が管理できればOKでした。あとB社さんは最初この提案で持ってきた時には、非接触のFeliCaを使ってピッていうやつで持ってきていました。特に顔認証がいい!というこだわりがあったわけではないです。A社さんは一応顔認証でのプレゼンでした。僕自身は非接触でもまあどっちかにこだわりがあったわけではないんですけど、カード式だとカード出すのが面倒だったり、忘れてしまったりという話がついてまわるので、可能であれば顔認証の方が間違いないし、良いかなっていう感覚はありました。

Taskal Time-Card に決めたポイント

カスタマイズ性ですね。色々な勤務形態に対応できる柔軟なシステムが必要でした。あと、実際には最後の結果で、出勤と退勤の時間がわかって時間外の管理ができて年休の管理ができてっていう成果物としてはどこも一緒なので、後は最初の操作感になると思います。操作感については実際使ってみないとわからないところではありますけど、色々な説明書を見なくても直観的に使えるものがいいなと思っていました。管理者の画面だと、このデータの出力どこでするのだったかなとかそういったことはもちろんありますが、職員が使う一般ユーザー側はないと思います。実際に問い合わせが多いかというとほとんどない状況でしたので。ただこの病院という特性上、時間外だけじゃなくて、自己研鑽の時間があったりですとか、日当直の時間があったりですとか、それどうするのっていう、細かい問い合わせ、運用面での問い合わせはありますけれど、これどう操作すればいいというのはあんまりないのでその辺は良いなと思っています。
 


Taskal Time-Card の導入はスムーズでしたか?

そうですね、比較的スムーズに行けたと思います。どういうケースに何入力するの?とかその辺はありました。打刻をするので、病院にいる時間が必然的にはっきりしてきます。例えば朝の混雑を回避して8時前に来る人もいました。日勤は、8時半就業開始なので、病院についてから就業開始まで何していたの?という点も課題としてあがりました。例えば労基なんかに入られた時には、じゃここの時間何していたのと指摘されたとき、いやわかんないって言っても、いる時間が労働時間とみなされてしまうと、そこで時間外の支払いが発生してくる可能性がありました。あまりにも早く来て業務を行っていないなら自己研鑽ってやつ入れてくださいっていうお願いをさせてもらって、ドクター以外は今それで入力してもらっています。ドクター自身は自分の時間外ですとか年休しか入力していない状況ですね。

ご利用されて改善された点

業務で一番助かったのは、今まで紙で出てくると、例えば時間外ですと△時□分から〇時◎分という書き方なのですね。定時が我々5時15分なのですけど、5時15分から6時ですよとか、キリのいい数字はいいですが、6時3分とか刻んでくると計算面倒と思いながら、所属長に承認された時間で変更できるわけではないので、それを1か月分、端数の分を積み算してっていうふうにやっていました。今は、データ上で時間外申請の時間が出力できて分単位まで計算できるのでその辺はすごく助かっていますね。手計算ではないので間違いもないですし。以前は1人が集計して、ダブルチェックでもう1人がチェックしていました。ざっと1日だとしたものがチェック含めて半日くらいになったかなという感覚ですね。

Taskal Time-Cardを使ってみた率直な感想

結構みんな最初遊んで興味持ってくれて、当初勤務形態色々あるので打刻の出勤退勤の時間の反映がこれどうなっている?っという問い合わせは多かったですね。で実際にこちらの感覚としては時間外とかの入力さえしっかりしてくれればそこの出勤時間退勤時間の反映はどっちでもいいけどなって思いました。退勤への反映の問題でTaskal Time-Card には履歴がきちっと残りますので。当初は、打刻忘れちゃったーみたいなのは多かったですね。今はだいぶ落ち着いています。看護部なんかは、いつも出勤するとみんな出勤簿のようなものにハンコを押印して出勤を確認していたようですが、それはもう顔認証にしているのでその1作業はしなくてよくなっているはずです。

今後Taskal Time-Cardに期待すること、改善してほしいこと

最初時間外の入力とか休暇の入力なんかは、紙からこのシステムに移行してきました。前年度、追加で給与明細表示のシステムも追加をさせていただいて、来月(5月)からこの給与明細自体も実際に手で配らずにこのシステムだけで単独になります。やっぱり紙だと時間がかかったり、手作業が入るので間違いがあったりします。それは怖いので紙ベースのもので勤怠に関わるようなものについてはどんどんこっちで(システムで)やっていきたいなっていうのは思っています。

あと給与のシステムにメッセージ欄が設けてあるのですが、このメッセージ欄だけで通知ができるようにしていただいて、だいぶその辺は融通聞いてもらったなと思っています。今年度実際できたらいいなと思っているのが病院内の人事評価結果の通知さんかをこの給与の通知機能と一緒に使っていけたらいいなと思っていますね。あと追加じゃないですけどあれば使えるかなと思っているのは、今は、こちらから一方的に何か配信するっていう機能がメインですが、それだけでなくユーザーから管理者への配信があるといいですね。人事評価なんかを入力してもらってこっちでデータ吸い上げるようなものがあるといいかなという感じはします。それと、もしこの辺で大規模な災害があった際に通知機能を使って大丈夫ですかって配信してそれに簡易に返答できるような感じであれば安全確認できるので利便性があると思います。

あとはPDFとかのデータを置いとけるスペースがあるといいですね。そうすれば給与の概要ですとか病院内で共有しているマニュアルを置いておけます。万一、災害が起こったときに災害時対応マニュアルが置いてあれば、家にいて災害が起きてこういう時に、どうするんだっけみたいな感じでそこを見に行けば確認できますよね。今は、病院にしか備え付けてないので、スペースが設けられるようであればそれは助かるなと思いますね。ひょっとするとデータ置くのに、所属によってはこのデータ置きたいあのデータ置きたいということが考えられるので、一律にデータのっけられるのがあればもちろんそれも良いですが、もうちょっと職員の所属ごとにとかデータ置けるような状況のものがあるといいなと思います。

今、色々なサービスがあるので掲示板1個別で作ってやって、それでもいいんじゃないのって話ももちろんあると思うのですけど、やっぱり頻繁に使うものでないと、あれっ?パスワード何だっけ?ということもあると思うので、このシステムみれば大体なんでも分かるなっていう一元管理の方が絶対に楽なので、できればそういうシステムになるといいなって思います。
 

ーありがとうございました。

お客さまプロフィール

院名:碧南市民病院

​住所:愛知県碧南市平和町3丁目6番地

Webサイト:http://hospital.city.hekinan.aichi.jp/